Le module Documents d’Alea360.io est conçu pour répondre à un besoin simple
partager les bons fichiers avec les bonnes personnes, au bon moment, sans complexité inutile.
Pensé pour les environnements multisites, il vous permet de structurer vos espaces de stockage, de gérer les accès avec précision, et de retrouver facilement les documents utiles à votre activité quotidienne.
Deux volets complémentaires pour un usage clair et fonctionnel
Le module Documents s’organise en deux grandes parties, distinctes mais complémentaires :
- une arborescence structurée pour organiser vos documents,
- un espace personnel « Mes documents » pour simplifier l’accès individuel.
Fonctionnalités clés du module
Arborescence structurée et maîtrisée
Créez une arborescence de dossiers alignée sur votre organisation. Droits d’accès, affectations par utilisateur ou périmètre : tout est configurable avec précision. Centralisez vos documents qualité, sécurité ou conformité dans un espace cohérent, fluide et sécurisé.
Espace personnel pour chaque utilisateur
Chaque utilisateur accède à un espace dédié où il retrouve ses propres documents, ceux qui lui sont partagés ou générés automatiquement (ex. rapports de contrôle). Plus besoin de naviguer dans toute l’arborescence : l’essentiel est directement à portée.
Gestion fine des accès et des droits
Les droits d’accès sont définis au niveau de chaque dossier : lecture seule ou lecture/écriture, filtrage par profil ou périmètre. Cette granularité permet un partage maîtrisé de l’information, sans compromettre la confidentialité ou la traçabilité.
Filtrage intelligent par tags fonctionnels
Associez vos documents à des tags (site, direction, domaine…) pour en restreindre la visibilité selon les périmètres d’accès définis. Ce filtrage dynamique renforce la sécurité tout en maintenant une grande souplesse dans l’usage quotidien.
Les bénéfices pour votre organisation
Un outil pensé pour l’usage terrain
Pas d’arborescence tentaculaire, pas de double saisie, pas de superposition d’outils. Chaque utilisateur accède simplement aux fichiers qui le concernent, peut ajouter ou retrouver un document sans formation, et reste dans un cadre sécurisé.
Une intégration native à vos démarches de contrôle
Les rapports, les preuves, les documents générés par les autres modules (Contrôle, Plan d’Actions…) sont automatiquement archivés dans le bon espace, sans manipulation supplémentaire. Vous conservez ainsi une traçabilité documentaire robuste, sans charge administrative inutile.
Une gestion multisite optimisée
Grâce à la gestion des périmètres, des droits et des tags, vous pouvez organiser et sécuriser les accès à grande échelle, tout en gardant un pilotage simple. Les documents sont partagés de manière ciblée, et chacun voit uniquement ce qui lui est destiné.